Як написати переможну пропозицію – Частина 2 – Стиль
Це друга у серії статей про те, як писати переможні пропозиції. Ми орієнтуємося на підготовку заявок у відповідь на запит про пропозицію (Request for Proposal) від урядового агентства. Перша частина, Вступ, стосувалася запиту пропозиції, її складу та супровідних "Інструкцій учасникам торгів". Ця партія включає стилі написання та презентації.
Стиль написання
Стиль написання також не є тривіальним.
Графік команди, як правило, не цікавить "технічні речі", тому постарайтеся відповісти як нетехнічний, як це можливо. Вкажіть свій випадок за ціною, покажіть, як він працює з іншими подібними роботами, і видаліть будь-який технічний жаргон, абревіатури та описи. Пишіть менталітету з 6 пунктів: використовуйте короткі речення, використовуйте прості слова і взагалі пам'ятайте, що якщо б ви були в групі відбору, ви б запитали себе: "Це розумний графік?" На основі попередніх програм подібного характеру, чи є графік «робити»? Чи наведені приклади резервного копіювання підтримують цей графік, або ж одержувач занадто багато сприймає як належне?
Що відбувається в команді розкладу, це двічі для фінансової команди. Там вони будуть дивитися на те, що вони називають "ціновим реалізмом". Чи є фінансування адекватним для досягнення цілей програми, або ж учасник повинен пізніше «повернутися в колодязь»? Добре підготовлені запити зазвичай вимагають великих зусиль для надання детальних інструкцій щодо формату, в якому вони хочуть бачити фінансову інформацію. Хоча добре підготовлений фінансовий розділ має вирішальне значення для виграшу контракту, гарантії немає. З іншого боку, погано підготовлена фінансова відповідь є основною причиною втрати пропозиції.
Технічний розділ – це місце, де потрібно провести час. Технічна команда знає так багато, і, можливо, більше, ніж ви, про проблему, яку потрібно вирішити, має свої власні забобони щодо того, які підходи є реальними, і який підхід – шлях до катастрофи. Звичайно, жодна з цих відомостей не доступна для відповіді.
Зверніть увагу на те, що технічна рука клієнта не хоче квіткових, невизначених загальних рис. Я хочу холодні, важкі факти і цифри. Крім того, клієнт бажає чітких і лаконічних описів. Слідкуйте за пасткою "Підрахунок сторінок". Довга, вітряна реакція зробить вашу пропозицію поданою.
У той же час, повтор, щоб заповнити кількість сторінок, також усуне вашу відповідь.
Зазвичай технічна команда має лише такі питання:
- Чи розуміє респондент проблему? Як було продемонстровано це розуміння?
- Чи показує респондент глибокі знання про створення реального рішення чи респондент просто витрачає мій час і ресурси?
- Чи є запропоноване рішення можливим, новим, унікальним, різним, здійсненним, що привертає увагу?
Останній – це тонкий, але дуже важливий момент. Щоб урядове агентство продовжувало отримувати гроші від Конгресу, вони повинні показати дві речі:
- Прогрес у досягненні мети.
- Корисність виконаної роботи.
Ваш контракт може бути лише незначною частиною загального порядку денного агентства. Безперервне, постійне або навіть випереджаюче фінансування залежить від того, наскільки Агентство може продовжувати продавати себе Конгресу. Якщо ваша відповідь не поліпшується, не розвивається, не сприяє, не прискорює їх порядок денний, ваша пропозиція є марною тратою часу.