10 порад для етикеток електронної пошти
Електронна пошта (e-mail) є одним з найпоширеніших засобів сучасного зв'язку; можливість надсилати повідомлення від однієї особи до одержувачів через комп'ютер. Ці ЗМІ широко зловживали і зловживали з найбільшою провиною за відсутність інформації про речі, яких слід уникати при використанні електронної пошти. Є речі, які люди роблять при використанні цього об'єкта, який відводить більшість одержувачів на стіну. Ця стаття містить сотні речей, і деякі з них заборонені. Я розрізняю кілька важливих питань, пов'язаних з використанням електронної пошти. Я використовую електронні листи більше десяти років. Це один з найкращих способів спілкування, але, як і будь-який інший об'єкт, він підлягає зловживанню і зловживанню. Зловживання завжди виявляло ситуації, коли мета об'єкта неясна. Електронна пошта є з нами протягом деякого часу, тому існує потреба, щоб користувачі практикували етикетку так, щоб кожен, хто використовує її, міг отримати від нього задоволення.
Поради щодо електронної пошти:
1. Швидко відкрийте електронну пошту та дайте відповідь – Надсилання повідомлень електронної пошти та отримання єдиної відповіді дуже засмучує. Хтось почне дивуватися, чи пройшли електронні листи або просто затрималися. Відповідь на електронну пошту не є обов'язковою для підтвердження того, що ви прочитали всі вкладення тощо. Ви можете відповісти просто на повідомлення, що ви отримали і прочитати більш детально пізніше. Він надає відправника спокій. Я рекомендую вам швидко відкрити повідомлення електронної пошти, будьте обережні щодо підозрілих об'єктів та вкладень, щоб ваш комп'ютер не був заражений вірусами.
2. Очистіть, що ви хочете передати – Довгі звивисті електронні листи ніколи не привертають уваги читача. Ви швидше дістанетесь до місця призначення, щоб люди могли читати і розуміти вашу точку зору з найменшою кількістю слів. Я не прихильник того, що ви почнете використовувати сленг і ярлики в електронних листах. Люди тільки що зайняті зростаючими потребами на робочому місці та життям в цілому. Ваша тема повинна відповідати тому, що ви маєте в повідомленні та вкладеннях. Уникайте обману людей через привабливу тему і текст, але прихильність не відповідає очікуванням. Завжди переконайтеся, що ви пишете електронною поштою, уважно перевірте, чи сказано все, що ви хочете сказати. Писати про цю тему чотири рази дратує, і з кожним листом ми додаємо трохи більше інформації. Люди часто чекають четвертої версії електронної пошти, якщо вони помітять певну тенденцію. Зрозуміло, у вашій електронній пошті, коли мова йде про чиюсь інформацію або про їх роботу.
3. Організуйте та керуйте електронною поштою – Коли ви організовані, ви стаєте більш ефективними завдяки вашим електронним листам, роблячи це захоплюючим досвідом. Перше, що я роблю, коли я відкриваю свою поштову скриньку, – вибрати все спам або електронну пошту, а також позначити її як таку і негайно позбутися кошика. Я також створюю папки для зберігання електронних листів у різних категоріях. Щоб автоматизувати процес архівування, я створюю правила електронної пошти, які допомагають мені розміщувати електронні листи в різних папках без втручання. Електронні листи, для яких я не можу знайти значення, тут же видаляються, щоб полегшити їх використання. Ви, безумовно, знайдете, що робити це дозволить вам обробляти сотні листів без ознак втоми. Щоб не забувати про електронні листи, я зазвичай відзначаю електронні листи як непрочитані, щоб привернути мою увагу. Це допомагає мені залишатися на м'ячі, тому що я не можу витримати непрочитані електронні листи занадто довго. Я вражений, коли бачу людей з 400 непрочитаними повідомленнями, важливі повідомлення заховані серед не дуже корисних електронних листів, тому вони втрачають дати, терміни відкладаються і т.д.
4. Слідкуйте за тим, як ви повертаєтеся – Ви знаєте, кому ви надсилаєте повідомлення, якому ви маєте право випускати вуглекислий газ (cc), щоб отримати інформацію та хто ви сліпий копіювання (bcc), що означає, що ви отримуєте копію електронної пошти, а інші одержувачі не вони знають про це. Розповсюджуючи інформаційний бюлетень або надсилаючи електронну пошту сотням людей, завжди розміщуйте адреси в ОК. Відправлення небажаних електронних листів по всій мережі викликано непотрібним розкриттям адрес інших людей. Це може дратувати. Аналогічно, якщо ви отримали повідомлення від когось, кого було скопійовано до 5 інших осіб, скористайтеся параметром відповіді, щоб надіслати відповідь відправнику, а не відповісти всім. Відповідь кожному, надішліть відповідь кожному, хто отримав електронний лист. Використовуйте відповіді кожного в ситуаціях, коли це абсолютно необхідно.
5. Важливим є форматування та точність електронної пошти – Важливо пам'ятати, що електронна пошта є лише заміною звичайного рукописного листа в старі часи. Люди були дуже обережні у форматуванні своїх листів. Тепер, навіть з інструментами та інструментами, які дозволяють красиво формувати повідомлення, перевіряти орфографію, граматику і так далі, люди все ще надсилають одержувачам сирі, неправильні електронні листи. Завжди перевіряйте орфографію, щоб переконатися, що ви пройшли те, про що спочатку мали намір сказати. Легко передати протилежне. Сканування повідомлень електронної пошти лише очима не допоможе видалити помилки, чий розум сліпий. Іноді залишивши електронну пошту і повернувшись через кілька хвилин, виявиться вся помилка. Утримайтеся від набору всіх ВСІХ РОКІВ або всіх лінивих літер, тому що обидва вони висловлюють ставлення. Уникайте багатьох кольорів електронної пошти. Мова йде не про декорації та фон, а про повідомлення. Уникайте смайликів настільки, наскільки це можливо, особливо в електронних листах, пов'язаних з бізнесом. Смішні шукаючі шрифти можуть дратувати, тому що їм потрібно більше часу для читання електронної пошти. Уникайте їх.
6. Необхідне належне управління додатками – Час від часу може знадобитися, щоб одержувач мав доступ до вкладеного файлу. Не вважайте, що всі одержувачі мають однакову версію програм для відкриття вкладень. Збережіть вкладення у форматі, який можна відкрити будь-якою версією програми, яку може мати одержувач. Величезні файлові вкладення повинні бути стиснуті для полегшення руху. Деякі сервери скорочують величезні вкладення, тому ваша інформація не отримана. Завжди надсилайте окремий електронний лист для підтвердження отримання величезних вкладень. Не кожен має високошвидкісне підключення до Інтернету для завантаження. Ніколи не вважайте це, тому що знаєте відправника електронної пошти, якому можна довіряти. Віруси зазвичай додаються до повідомлення електронної пошти, тому, коли машина одержувача є вразливою до атаки без антивірусного захисту, вона стає інфікованою після виконання або запуску вкладення.
7. Остерігайтеся цих зловмисників – Оцініть переваги або корисність та дієвість електронної пошти перед тим, як переслати її іншим. Деякі "спеціальні пропозиції" і т.д. Вони є лише шахрайствами або спамом. Можливо, ви не знаєте, які електронні листи надсилатимуться користувачам, яким ви надсилаєте повідомлення. Якість та типи електронних листів, які ви надсилаєте, впливають на те, як люди сприймають вас. Завжди витрачайте час, щоб ввести персональний коментар, який буде супроводжувати електронну пошту, щоб особа, яка її отримала, знає, що ви її прочитали і що ви хочете зробити. Якщо ви не можете ввести коментар, ви не повинні перейматися завантаженням. Будьте обережні, щоб надіслати політичні або сексуальні листи. Люди, які отримують електронну пошту, можуть не оцінити вашу «щедрість». У компаніях, для яких я працював, ми домовилися, що всі вважатимуть, що сексуальна нагота і примхи будуть повністю заборонені або дисциплінарні. Некомерційні матеріали – це марна трата ділових ресурсів. Можливо, не було жодних новин, але, побачивши, що давати 30 повідомлень (навіть надихаючих), день здається обурливою. Уникайте масових розсилок людей, які не попросили вас про цю послугу. Я знаю, що я відчуваю, коли отримую ці масові розсилки, тому не намагаюся робити це іншим.
8. Практикуйте електронною поштою – Якщо ви надішлете повідомлення, яке ви пізніше зрозумієте, то це містифікація, будьте люб'язні, щоб надіслати вибачення. Іноді ви можете надіслати повідомлення, що означає одне, але одержувачі можуть прочитати його в іншому контексті, викликаючи обурення. Не додайте образи до травми, відповідаючи гнівом, просто поясніть, що ви маєте на увазі. Немає жодних причин використовувати систему електронної пошти для боротьби з воєнними словами. Нема часу втрачати. Перш ніж розгніватися на "людей, які не відповідають", перевірте коробку сміття або папку сміття, якщо відповіді автоматично були архівовані помилково.
9. Операція Емоційна електронна пошта – Електронні листи, які ви пишете під час емоційної зарядки, іноді призводять до жалю. На відміну від листа, який ви маєте час написати з ним, перш ніж дістатися до поштових скриньок; після попадання в більшості випадків важко згадати повідомлення. Завжди повертайтеся назад і запитайте себе, чи відповідає відповідь на наступний день. Зачекайте цього дня і надішліть повідомлення. Ви зрозумієте, що багато імпульсів будуть падати, коли вони не зв'язуються або не змушують одержувача розвивати бар'єр комунікації. Людські істоти є емоційними істотами. Будь-яка заява, яку ви зробите, може легко мати 8 різних конотацій, прочитаних 8 різними людьми, тому що вони приходять в основному з іншого фону та досвіду. Вони також мають різні рівні емоційної сили. Слідкуйте за твердженнями, які можуть спричинити спотикання протилежної статі, такі як "Багато любові, я сумую за тобою, багато обіймів і поцілунків". Будьте чутливими до одержувача.
10. Заключна консультація – Просто тому, що у вас є адреса електронної пошти людини, це не означає, що ви можете поділитися ним з ким-небудь. Якщо хтось бажає цей лист, він сам повинен шукати його. Не використовуйте електронну адресу своєї компанії в онлайнових підписках. Використовуйте приватну адресу, оскільки адреса електронної пошти компанії повинна бути лише для компанії. Захистіть свою електронну пошту, надіславши копію на приватну адресу. Навіть якщо ваш комп'ютер викрадений або пошкоджений, ви все одно матимете резервну копію електронної пошти. Ви ніколи не знаєте, коли вам знадобиться підтвердження відправлення електронної пошти. Це може бути електронна пошта, яку ви використовуєте для звільнення від судового переслідування чи засудження. При використанні електронної пошти компанії, щоб відправити відгук або відгук, завжди додайте заяву, яка показує, що ваша думка не є думкою роботодавця, інакше використовуйте вашу особисту адресу електронної пошти, щоб надіслати особисту думку та поведінку. Останнє, що вам потрібно, це помістити домен вашого роботодавця в чорний список.