Як оцінити свій фінансовий відділ
Ніхто не знає вашу компанію краще, ніж ви. Адже ти – генеральний директор. Ви знаєте, що роблять інженери; ви знаєте, що роблять керівники виробництва; і ніхто не розуміє процес продажу краще, ніж ви. Ви знаєте, хто несе свою вагу, а хто ні. Я маю на увазі, якщо ми не говоримо про менеджерів з фінансів та бухгалтерського обліку.
Більшість генеральних директорів, особливо в малих і середніх підприємствах, надходять з експлуатаційних або комерційних умов. Вони часто отримували певні знання про фінанси та бухгалтерський облік через свою кар'єру, але тільки в тій мірі, в якій це необхідно. Але, як генеральний менеджер, вони повинні оцінювати результати та компетенції бухгалтерів, а також керівників операцій та продажів.
Як же свідомий президент оцінює фінансові та бухгалтерські функції у своїй компанії? Надто часто генеральний директор призначає якісне значення на основі кількісного повідомлення. Іншими словами, якщо контролер подає позитивну, оптимістичну фінансову звітність, генеральний директор матиме позитивне ставлення до контролера. І якщо контролер видає похмуре повідомлення, генеральний директор матиме негативну реакцію на людину. На жаль, «розстріл посланця» не рідкість.
Ризики, пов'язані з цим підходом, повинні бути очевидними. Контролер (або фінансовий директор, бухгалтер, або будь-який інший) може знати, що для захисту своєї кар'єри вони повинні зробити так, щоб цифри виглядали краще, ніж вони є, або повинні відволікати увагу від негативних питань і зосередитися на позитивних питаннях. Це збільшує ймовірність того, що важливі питання не привернуть уваги, яку вони заслуговують. Це також збільшує ймовірність того, що хороші люди будуть втрачені з невірних причин.
Генеральний директор великих державних компаній має велику перевагу, коли йдеться про оцінку результатів фінансового відділу. У них є комітет з аудиту ради директорів, аудитори, аналітик SEC, Уолл-стріт та громадські акціонери, які надають їм зворотний зв'язок. Проте в невеликих компаніях президент повинен розробити власні методи та процеси для оцінки результатів своїх фінансових менеджерів.
Ось кілька пропозицій для генерального менеджера малого бізнесу:
Своєчасна та точна фінансова звітність
Швидше за все, у якийсь момент у Вашій кар'єрі Ви отримаєте інформацію, яку Ви повинні наполягати на "своєчасній і точній" фінансовій звітності Вашої групи бухгалтерського обліку. На жаль, ви, мабуть, є дуже хорошим судженням про те, що є поточним, але ви не можете бути настільки ж добрим суддею про те, що є точним. Ви, звичайно, не встигаєте перевірити реєстрацію транзакцій і перевірити точність звітів, але є кілька речей, які ви можете і повинні робити.
- Наполягати, що фінансові звіти включають порівняння протягом декількох періодів. Це дозволить вам оцінити послідовність операцій ведення журналу та звітності.
- Переконайтеся, що всі аномалії пояснюються.
- Повторні витрати, такі як ренти та комунальні послуги, повинні бути повідомлені протягом відповідного періоду. Пояснюючи, що "у квітні є дві ренти, тому що ми заплатили рано" – це неприпустимо. Можуть стягуватися орендна плата як травневі витрати.
- Час від часу вимагайте нагадування про політику компанії щодо запису доходу, капіталізації витрат тощо.
Крім щомісячних фінансових звітів
Ви повинні отримувати щоденну інформацію з бухгалтерських і фінансових груп, а не тільки коли ваша щомісячна фінансова звітність належить. Ось кілька хороших прикладів:
- Щоденні звіти про залишки коштів.
- Оновлення колекції колекцій.
- Прогнози грошових потоків (вимоги до грошових коштів)
- Значні або незвичайні операції.
Послідовна робота
Ми всі знаємо людей, які робили це легко протягом багатьох тижнів, а потім слідували за наймудрішими, щоб зберегти термін. Такі непослідовні робочі звички є сильними показниками того, що людина не звертає уваги на процеси. Вона також різко збільшує ймовірність помилок в божевільних діях в останню хвилину.
Готовність до суперечок
Як генеральний менеджер, ви повинні чітко давати керівникам фінансового / бухгалтерського обліку, що ви очікуєте чесної та чесної інформації, і що вони не стануть жертвами мислення про "розстріл посланника". Після отримання цієї гарантії, ваші фінансові менеджери повинні бути невід'ємною частиною команди керівництва вашої компанії. Вони не повинні неохоче висловлювати свої думки та побоювання перед вами чи іншими керівниками відділів.