Бізнес-голосова пошта: налаштуйте систему голосової пошти

Підприємства, як правило, докладають багато зусиль для надання клієнтам високоякісних послуг та продуктів, таких як системи голосової пошти для бізнесу, елементи, які вони вважають корисними для клієнтів. Однак фактично багато систем голосової пошти не є корисними; замість цього вони можуть бути дратівливими, незграбними і дивовижними відразу. Замість того, щоб допомагати клієнтам вирішувати проблеми, вони дійсно додають розчарування ситуації, яку вони вже намагаються. Роздратований і загострений, клієнти часто відчувають, що ситуація марна і здається.

Нижче наведено поради щодо створення системи голосової пошти для бізнесу, яку користувачі вважають корисними.

Показання до існування людини

Найбільше роздратування людей у ​​системі голосової пошти кожної компанії – відсутність реальної взаємодії між людьми. Точно або неточно, клієнти часто думають, що єдиним способом вирішити їх проблему є спілкування з реальним представником служби обслуговування клієнтів. Це люди, які автоматично набирають "0" і дзвонять оператору, як тільки голосова пошта відповідає. Хоча ви можете думати, що ваш бізнес проникливий, змушуючи клієнтів стежити за автовідповідачами, ви можете подумати про це.

Велика кількість клієнтів не мають достатньої терпимості. Інші можуть думати, що Ваша компанія не дбає про клієнтів, тому що компанія не може мати проблем із залученням реальних людей як до службовців з обслуговування клієнтів. Вирішіть цю проблему, утримуючи співробітника служби обслуговування клієнтів, а потім переконайтеся, що ваша голосова пошта зрозуміла, як дістатися до неї.

Надайте чіткі альтернативи

Надання чітких альтернатив є додатковим методом перетворення голосової пошти вашої компанії на більш зручного для споживача. Іноді системи голосової пошти здаються лабіринтом. Клієнти не люблять представляти багато важливих для розуміння варіантів голосової пошти; замість цього, вони вважають за краще мати лише декілька практичних альтернатив, на вибір. Чим більше блоків ви розміщуєте на одній особі (додаткові кнопки, які потрібно натиснути, або додаткові деталі, які вони повинні надати), тим більша ймовірність їх відключення.

Люди вважають за краще, щоб речі були простими. Не бійтеся! Ваша ділова голосова пошта – це не той час, коли ви можете грати. Створюючи систему голосової пошти, ви можете запитати себе, чи продовжуєте ви: "я можу створити найпростішу систему, яку мої клієнти вважають корисною?"

Уникаючи розпростертого звуку

Існує прямий зв'язок між кількістю звуку, який слухають клієнти, і вірогідністю перебування на телефонній лінії. Намагайтеся не забувати, що клієнти насправді не хочуть слухати звук, якщо він не посилається на причину, яку вони викликають. Заяви, що стосуються нових комерційних підприємств або нещодавні зміни в обслуговуванні клієнтів, здаються клієнтам, як ніби вони знаходяться на іноземній мові.

Уникайте цієї помилки, створивши чіткий і стислий опис того, як люди можуть переходити безпосередньо до потрібних опцій меню. Наприклад, у вашому повідомленні написано: "Щоб досягти обслуговування клієнтів, натисніть" 1 ", щоб досягти розрахунку, натисніть" 2 "," і так далі. Більше того, позбавитися від усіх деталей, які безпосередньо не стосуються проблем споживачів або не допомагають їм вирішувати свої проблеми. Запишіть різні бізнес-оголошення та відомості про прес-релізи чи блог.

Не переадресовуйте в онлайн-запитання

Іноді здається, що компанія використовує свою систему голосової пошти лише для відправки клієнтів у розділ поширених запитань в Інтернеті. Ми всі це відчували в той чи інший час. Ви телефонуєте в компанію, шукаєте тверді відповіді на ваше запитання, тільки щоб неодноразово нагадувати про поширені питання компанії. Хоча немає нічого поганого в тому, щоб нагадати клієнтам про часто задані питання в Інтернеті, це не повинно бути єдиним аспектом, який будуть чути ваші клієнти системи голосової пошти.

Хоча іноді споживачі не хочуть турбуватися про відвідування веб-сайту компанії, щоб знайти відповіді на свої запитання, інші абоненти, можливо, вже подивилися на поширені запитання і не змогли знайти відповіді на своє запитання. Коли мова йде про цих людей, відставка від надання живої допомоги і багаторазове повторення їх у FAQ, що не допомогло їм у першу чергу, нічого не робить, але викликає роздратування клієнтів.

Часові рамки для конкретної обіцянки відповіді

Звичайно, будуть випадки, коли негайна індивідуальна допомога не буде доступною, наприклад, під час свят, субот або неділі. Однак навіть у таких ситуаціях ви можете допомогти клієнтам переконатися, що використання голосової пошти вашої компанії допоможе вирішити їхню проблему. Попросіть своїх клієнтів залишити повідомлення і запропонувати їм певний час відгуку, перш ніж запитати клієнтів. Наприклад:

"Дякуємо за звернення до" Назва компанії ". Хоча ми не знаходимося в офісі, ми гарантуємо, що ми зв'яжемося з вами особисто, як правило, наступного робочого дня. Ви можете зіткнутися з проблемами. "

Порівняйте цей тип повідомлення з розмитими, не заспокійливими повідомленнями системи голосової пошти, наприклад, "Будь ласка, залиште короткий лист, і ми повернемося до вас у часі". Хто ми? »Хто дзвонить клієнтам Коли клієнти чують ваш бізнес Оскільки деякі клієнти зустрічаються з не досконалими зустрічами з попередніми компаніями, таке заплутане повідомлення може залишити клієнтові відчуття, що вони ніколи не почують відповіді компанії. Уникайте при створенні системи голосової пошти.