7 порад для розгляду перед покупкою нового офісного обладнання

Незалежно від того, чи ви знаходитесь на ринку для заміни застарілого офісного обладнання або ви хочете придбати новітні і найкращі в новій технології, важливо вибрати правильне офісне обладнання для правильного робочого середовища. Чи потрібна факс або є більш економічно ефективною функцію Інтернет-факсу? Якщо ваш офіс надсилає масу пошти щотижня, поштова машина може бути гарною інвестицією. Чи потребує ваш офіс копіювальний апарат або багатофункціональний принтер, який може копіювати, сканувати, факсувати і друкувати? Справа в тому, що перед прийняттям важливих рішень щодо придбання обладнання потрібна необхідна перевірка. Ідеальне рішення для Вашого офісу просто необхідне, щоб знайти домашнє завдання.

Нижче наведено 7 порад, які варто розглянути перед покупкою нового офісного обладнання:

1. Ціна – при покупці нової (або використовуваної) оргтехніки ціна завжди є основним фактором. Необхідно враховувати не тільки покупну ціну, але й скільки коштуватиме належне технічне обслуговування обладнання протягом усього його життєвого циклу; скільки запасних частин або витратних матеріалів існує; і як порівнюється ціна покупки з іншими подібними марками та моделями на ринку? Численні веб-сайти, такі як Nextag або Consumer Reports, порівнюють подібні бренди та моделі окремих офісних пристроїв у зручному для читання графіку поруч один з одним.
2. Екологічно безпечна – Якщо догляд за навколишнім середовищем є важливим для вашої організації, вибір зеленого офісного обладнання обмежений, а доступні функції продукту можуть або не можуть відповідати вашим потребам. Початкова покупка може бути більшою, ніж очікувалося; проте витрати на технічне обслуговування протягом усього терміну служби, як правило, значно зменшуються. Перевірте енергетичне обладнання, щоб побачити рейтинги різних типів енергозберігаючого офісного обладнання.
3. Використання – Іншим вирішальним фактором при розгляді придбання нового (або використовуваного) офісного обладнання є використання. Як часто і в якому середовищі використовувати обладнання? Сценарії, наведені в першому абзаці, є прекрасними прикладами; Обставини, за яких буде використовуватися офісне обладнання, допоможуть визначити перелік функцій продукту, необхідних для правильного та своєчасного виконання завдання. Можливо, варто проводити швидкий огляд у вашому офісі, щоб дізнатися, які реальні потреби кінцевих користувачів.
4. Кінцеві користувачі – Робочі функції та рівень навичок працівників, які використовують офісне обладнання, слід серйозно розглянути, перш ніж зробити значну покупку. Чи потребуватимуть кінцеві користувачі навчання у повному використанні потенціалу офісного обладнання і чи є це навчання вільним? Чи матимуть кінцеві користувачі необмежений доступ до звітів про використання, обслуговування та продуктивність онлайн-постачальників і чи будуть ці звіти надані безкоштовно?
5. Договір на обслуговування – перш за все, дізнайтеся, як довго триває гарантія виробника, тому що він відрізняється від виробника до виробника. Після закінчення гарантійного терміну надзвичайно важливо враховувати, які умови контракту на надання послуг доступні і за якою ціною. Чи є договір про надання послуг тривалим або короткостроковим; чи є пункт про автоматичне поновлення; які плати за скасування; є гарантований час відгуку; і чи включаються в вартість контракту частини та витрати на проїзд? Перед тим, як укласти будь-який контракт з виробником оригінального обладнання (OEM) або постачальником третьої сторони, важливо зрозуміти, що саме ви підписуєте. Не допускайте помилки, вважаючи, що договір має сприятливі умови. Споживач повинен завжди консультуватися з експертом перед підписанням контракту, незалежно від будь-якого опору продавця при першій покупці офісного обладнання. Є способи укласти вигідні умови контракту. Крім того, після підписання договору про надання послуг повністю втрачається переговорний важіль споживача. Існують альтернативи традиційним контрактам на послуги – час і матеріали, тільки профілактичне обслуговування, послуги з надання кредиту або депо або використання програми управління обладнанням (EMMP).
6. Технічна підтримка та оновлення програмного забезпечення – Технічна підтримка та оновлення програмного забезпечення часто включаються в терміни та умови при купівлі дорогих контрактів на обслуговування. Насправді обидва мають бути включені в першу покупку офісного обладнання, оскільки споживачі мають альтернативу традиційному контракту на надання послуг. Технічна підтримка повинна бути легко доступною через безкоштовний номер, а оновлення програмного забезпечення повинні надаватися безкоштовно, оскільки їх метою є усунення несправності виробника або підвищення загальної ефективності офісного обладнання.
7. Наявність деталей та витратних матеріалів – Вирішіть, чи ви віддаєте перевагу частинам з сертифікатом OEM або новими витратними матеріалами в порівнянні з оновленими деталями та витратними матеріалами. Розгляньте переваги та недоліки кожного з них. Чи доступні нові або відремонтовані деталі та витратні матеріали за цінами, які потрапляють до бюджету на технічне обслуговування? Важливо переглядати мову для деталей і витратних матеріалів у контракті на обслуговування або інтерв'ювати постачальників часу і матеріалів, які можуть виконати необхідне обслуговування розглянутого офісного обладнання.

Зрештою, належне дотримання вищевказаних критеріїв допоможе визначити, які бренди, моделі та характеристики продукту найкраще відповідають потребам організації. Важливо правильно вибирати, коли роблять таку значну покупку; не поспішайте з цим процесом. Остаточна покупка в кінцевому підсумку зводиться до відповідного офісного обладнання, яке задовольняє більшість ваших потреб у списку побажань і є найбільш вигідним для організації та кінцевих користувачів.

Поділіться своїм досвідом покупок з нами. Чи дотримувалися ви контрольний список або купували з примхи? Чи очікувався кінцевий результат? Які зміни ви б внесли до свого майбутнього процесу покупки?