Як написати правильно відформатований супровідний лист
Супровідний лист має багато застосувань у бізнесі, включаючи:
- Вступ до себе та / або вашої компанії.
- Представити свої послуги, досвід і кваліфікацію.
- Заклик до дій клієнтів та / або клієнтів.
- Ввести інші документи, що входять до одного пакету.
Бланки
Якщо на даний момент у вас немає логотипу з заголовком, переконайтеся, що він містить найважливішу й найновішу версію контактної інформації компанії, включаючи:
- Назва компанії
- Повернена адреса
- Номер телефону
- Адреса електронної пошти
Було б також доцільно включати будь-яку іншу детальну інформацію, яка б застосовувалася, наприклад, номер факсу, компанія тощо.
Адреса і дата одержувача
Відповідний формат полягає в тому, щоб вказати адресу одержувача та дату написання листа після контактних даних. Все це слід вирівняти ліворуч.
Зазвичай поле адреси одержувача містить:
- Ім'я та прізвище (з префіксом, якщо можливо)
- назва
- фірма
- Поштова адреса
Іноді ви можете розглянути стенду одержувача та / або інші деталі щодо відносин клієнта з компанією.
ласкаво просимо
Ця область супровідного листа, як правило, підтверджує привітання одержувача за назвою і буде містити двокрапку, що слідує за ним.
Зазвичай префікс і ім'я одержувача будуть використовуватися відповідно до "Шановні" (тобто Шановний пан Сміт). Адаптації до цього стандартного привітання можуть бути зроблені, щоб відобразити взаємозв'язок між одержувачем і відправником. Якщо ви ближче до одержувача і лист повинен бути менш професійним, ви можете привітати одержувача за допомогою: "Дорогий Іван" або навіть відкинути "Дорогий сер" повністю просто "Ян". Це чудова альтернатива жорсткішому формату з надією на отримання більш особистого листа.
Відкриття речення
Перше речення супровідного листа має з'явитися відразу після привітання та пропонує щось схоже на тему або назву. Те, що ви повинні зробити, це підсумувати, чому ви надсилаєте цей лист одержувачу, і починаєте подавати зміст листа.
Ви можете підтвердити, як ви зв'язалися з одержувачем у цій області. Прикладом цього може бути; Ви можете згадати той факт, що ви вибрали щомісячний інформаційний бюлетень, або ви були представлені колегою. В основному, він може мати все, що стосується отримання контактної інформації одержувача.
Це буде чудовим прикладом першого речення:
"Що стосується зустрічі, яку ми провели 18 квітня, то наша пропозиція надати Вам послуги з фінансового аналізу була закрита".
тіло
Ваш абзац (и) тіла (ів) повинен показати вам, які саме вкладення додаються, і виділити будь-які деталі про те, що читає ваш одержувач, і що ви хотіли б, щоб вони розуміли.
Якщо це супровідний лист до заявки, ви повинні підсумувати свій досвід, а також свою кваліфікацію. Ви також можете включити всі попередні успішні проекти, які ви пройшли в минулому, і чому одержувач повинен вибрати компанію для роботи. Якщо врахувати занадто багато деталей, то читач не надто вдасться в деталі. Переконайтеся, що ви залучаєте увагу читача через хороші переходи та цікаві факти. Зробіть все можливе, щоб переконати одержувача прочитати додані документи, оскільки одержувач дійсно розгляне вашу пропозицію.
Ця область супровідного листа не повинна перевищувати від трьох до чотирьох середніх абзаців. Звичайно, не було б поганою ідеєю використовувати ракети та списки, де це можливо, щоб бути більш точними та пунктуальними з надією на збереження уваги читача та використання основних моментів.
Заклик до дії
Слідом за ділянкою тіла супровідного листа буде ваш заклик до дії. Щоб ваш супровідний лист був успішним, він повинен закінчитися точними кроками, які ви хотіли б, щоб ваш одержувач прийняв після завершення листа. Наприклад, у цій пропозиції ви, швидше за все, бажаєте, щоб одержувач продовжував читати додані документи. Іноді ви можете мати багато дзвінків до дії, де ви хочете, щоб вони це зробили, і ми зв'яжемося з вами, якщо у вас виникнуть питання. Все залежить від ситуації і того, чого хоче ваша компанія.
Закликає до дій, щоб конкретно підкреслити те, що ви сподіваєтеся відбутися далі після прочитання супровідного листа. Хорошим прикладом точного заклику до дії буде:
"Будь ласка, продовжуйте читати прикладені документи, пов'язані з нашою пропозицією. Якщо у Вас виникли питання стосовно інформації, що міститься в цьому листі, будь ласка, зв'яжіться з нами на початку цього документа".
закриття
Закриття майже кожного супровідного листа включає таке схвалення; З повагою, з повагою, тощо, то рукописний підпис, ваше ім'я, посада і звичайно ваша позиція в компанії.
Важливо завжди включати свій унікальний рукописний підпис, а не той, який був створений комп'ютером, щоб персоналізувати лист і прищепити довіру одержувача. Також здається, що більше зусиль було вкладено у створення супровідного листа та всіх інших доданих документів. Ваша підпис має бути під приводом і перед вашим ім'ям, тому було б добре залишити тут простір.
Не забудьте ввести слово Enclosure з кількістю вкладень в кінці літери на останньому рядку. Посилається на додаткові документи та повідомляє одержувача про кількість прикріплених документів.
Це виглядатиме приблизно так:
"Житло (3)"