Як читати фінансові звіти будівельної галузі

Як читати ваші фінанси

Багато малих і середніх компаній у будівельній галузі вважають, що критична інформація неправильно розуміється або ігнорується, оскільки їхні звіти та графіки є неточними, часто тому, що звіти використовуються головним чином як інструмент для підготовки податкової декларації або для заповнення банку – зобов'язання по звітуванню, тому у вас немає достатньої кількості інформації для управління бізнесом.

Але звіти та графіки, коли вони будуть організовані, неминуче допоможуть отримати прибуток. Вони являють собою "фінансовий контроль" вашої компанії. Необхідно зрозуміти, як читати фінансові дані.

баланс

Простіше кажучи, баланс – це знімок активів і зобов'язань вашої компанії в конкретний момент. Це показує, де ви стоїте, що у вас є, і що ви зобов'язані на певний день. Ваші активи перераховуються "за собівартістю" за вирахуванням амортизації або амортизації протягом періоду володіння активом; ніщо не відображається за справедливою вартістю. Баланс повинен включати суму грошей, яку акціонери отримають до сплати податків на прибуток від капіталу в ліквідації, плюс або мінус справедлива ринкова вартість активів по відношенню до вартості, наведеній у балансі (або "короткого падіння", якщо є від'ємний капітал).

Метою балансу є перевірка точності звіту про прибутки та збитки. Якщо ваш баланс є фактично неточним на дату відкриття або закінчення рахунку прибутків і збитків, то звіт про прибутки та збитки буде принципово недосконалим. Наприклад, звіт про прибутки і збитки за рік, що закінчується 12-31-06, вимагатиме детального балансу 12-31-05 та 12-31-06.

Нещодавно я познайомився з новим клієнтом, чий бухгалтер не тільки втратив свої рекорди протягом останніх трьох років, але й цього року не міг знайти свої записи. Знаючи, що бухгалтери ніколи не втрачають стільки записів і знаючи, що бухгалтери зазвичай роблять резервні копії комп'ютерних записів, я знав, що у нас велика проблема. Мій клієнт думав, що він отримав близько 6 мільйонів доларів доходу за останні дванадцять місяців в результаті прибутку від його високого класу відновлювальних проектів у Нью-Йорку. Він мав непогані витрати на оплату праці та дані про виставлення рахунків, але йому було потрібно банківське фінансування. Він мав жахливе ставлення до ціни пропозиції та необхідних напрямків з його доходом і планом прибутку для своєї компанії.

Він повинен знати:

• Якою повинна бути її маржа, щоб виграти пропозиції

• Як визнати, хто має бути клієнтом

• Якщо його маржа пропозиції дозволила отримати прибуток після загальних умов і накладних витрат

• Чи він робив гроші або втрачав

• Що сталося з його діяльністю за останні три роки

Ми з моїм клієнтом опинилися в ситуації, коли ми не могли чекати, поки його новий бухгалтер повільно реконструював свої останні три роки записів, тому ми сіли і створили баланс. Я взяв інтерв'ю у нього, щоб визначити, що він володіє і повинен, знаходить записи, що містять його банківські виписки; дебіторської заборгованості; дебіторська заборгованість через затримання; перелік вантажівок і комп'ютерів; його зобов'язання перед постачальником і субпідрядником; розмір заборгованості на його вантажівки, автомобілі та обладнання; місце роботи, яке він мав у процесі; і розрахункові витрати на ці робочі місця. Завдяки цій інформації я створив баланс, який включав початок і одинадцятий місяць податкового року.

Нарешті, переконавшись, що у нас є два "хороших" балансу, ми просто розрахували зміну його капітального розділу з однієї дати на іншу, додавши назад дивіденди, які були чеками, крім відшкодування або витрат для нього протягом цього періоду. Потім ми подивилися на записи заробітної плати, щоб розрахувати, які заробітки він заробив за ті ж одинадцять місяців. Наш заключний крок полягав у поєднанні прибутку та прибутку протягом одинадцяти місяців. Об'єднана інформація за кілька годин дала нам суму, зароблену клієнтом. Якщо ви не впевнені у фінансовій ситуації, скористайтеся цим ярликом, щоб переконатися, що баланс правильний. Інакше не шукайте своїх фінансів; вони, ймовірно, будуть неточними і марними.

Орієнтовна вартість завершення робіт / проектів

З мого досвіду, майже всі підрядники використовують метод "відсоток завершення" для визначення доходів і витрат, крім забудовників / будівельників житлових будинків, які використовують метод "завершених договорів" обліку доходів і витрат. "Виконані договори" означають тільки те, що: Коли робота повністю завершена, ви "забронюєте" або зафіксуєте загальний дохід і вартість будівництва в рахунку прибутку і збитку. Ніякі доходи, витрати на робочу силу, прибуток або збитки, пов'язані з певною роботою, не відображаються у звіті про прибутки та збитки, доки не буде розраховано житло. Раніше витрати на оплату праці відображалися як елемент у балансі, який називається "незавершене виробництво". Доходи відображаються як депозити клієнтів, відстрочені доходи або позики.

"Відсоток завершеності" означає, що дохід визнається як дохід відповідно до обмінного курсу, за який була виконана робота. Витрати на оплату праці визнаються у тому обсязі, в якому вони були понесені у зв'язку з визнаними доходами та загальними витратами на оплату праці до цього часу, плюс ті, що, за оцінками, будуть понесені для завершення роботи. Баланс матиме активи, які називаються "переплати", а це означає, що у вас є витрати, яких у вас немає, або ви не можете сплатити клієнту у зв'язку з незавершеними роботами. Відповідальний рахунок або "рахунки, що перевищують витрати" означає, що підрядник стягував з клієнта незавершену роботу – тобто всі підрядники вважали за краще розмістити підрядника перед клієнтом на основі грошових потоків.

Якщо витрати, що перевищують рахунки, перевищують витрати, що перевищують витрати, може виникнути проблема грошового потоку. Це означає, що ви або витрачаєте гроші швидше, ніж ви виставляєте рахунки, менеджери проектів затримуються при виставленні рахунку, або у вас є витрати на балансі, які дійсно є втратами, такими як овердрафт або зміни замовлень, які не схвалюються або не будуть затверджені. Всі робочі місця, у яких витрати перевищують рахунки, повинні бути зібрані разом на рахунку зобов'язань на стороні активів балансу. Завжди перевіряйте, чи втрати ще не були зареєстровані. Ви, як власник, можете не знати про втрати. Керівник проекту може просто відмовитися від виставлення рахунків, що включає витрати на відсотки, погані відносини з постачальниками, душевний біль і безсонні ночі.

Якщо "рахунки, що перевищують витрати", завжди набагато вищі, ніж "витрати, що перевищують рахунки", це добре для поточних грошових потоків, якщо ця різниця зростає. Це, однак, дає помилкове відчуття грошової безпеки, коли завдання закінчується, оскільки потік грошових коштів сповільнюється. Перевищення рахунків над витратами не є прибутком; вони просто є позитивною різницею в часі грошових потоків, яка час від часу змінюється.

«Графік» закритих робочих місць і відкритих робочих місць «передбачувані витрати, які необхідно зробити» повинен бути підготовлений більше одного разу на рік, коли бухгалтери цього просять. Це зберігає поточний огляд стану кожного завдання та вирішує проблеми, коли завдання виконується, оскільки у вас будуть проблеми під час виконання проекту. Не чекайте до зустрічі, щоб вирішити проблему, коли всі сподіваються, що наступного разу вони зроблять це краще. Натомість, зверніться до проблемних ситуацій раніше в проекті. Перегляньте графіки та звіти, щоб оцінити можливість ставки на більш високому рівні або виправити проблему в процесі встановлення ставок. Це дуже важливо для відновлення компанії, оскільки більшість проблем виникає під час початкового процесу будівництва, особливо при оцінці помилок або "скупці" матеріальних помилок, а при реконструкції робочі місця коротші, проблеми швидко стають втратами і зберігаються частіше, ніж у нових робочих місць до виявлення проблеми.

Переваги регулярної звітності

Наша компанія впровадила щотижневий огляд роботи та передбачувану вартість завершення процесу для одного з наших клієнтів компанії реінжинірингу, Xylem Builders, Inc (t / a Archadeck-South Shore & A.X. Builders). Обсяг робіт замовника збільшився на двадцять пунктів в результаті негайного виявлення проблем та впровадження виправлень у новому проекті. Компанія ніколи не зазнавала щомісячних збитків протягом року, продажі продовжують зростати, досягли позитивного капіталу після 3-х років поспіль збитків … все протягом двох місяців впровадження щотижневих оглядів робочих місць та передбачуваних витрат. Як згадувалося раніше, проекти реконструкції починаються і закінчуються швидко, тому помилки пошкодять вашу поточну роботу і, швидше за все, будуть повторені на нових робочих місцях. Ці помилки не потрібно повторювати, якщо ви вводите щотижневі огляди та оцінки.

Правильна підготовка передбачуваної «вартості завершення графіка» для великих робочих місць на ранніх стадіях може бути важкою і трудомісткою, але вона того варте. Ви все ще можете припустити, що ваша оцінка правильна. Однак, оцінювач, керівник проекту, керівник роботи та контролер повинні переглядати роботу заздалегідь, щоб визначити, що необхідно для завершення і, зрештою, виявити проблеми якомога раніше. Цей крок дозволить створити кращу інженерну вартість, замовлення на зміну буде виставлено вчасно, а прибуток збільшиться.

Графік руху грошових коштів і оборотних коштів

Графік «грошовий потік і оборотний капітал» містить карту, з якої надходять грошові кошти за період рахунку прибутків і збитків. Вона складається з прибутку, нових позик або погашення (правило більше дванадцяти місяців у майбутньому), купівлі або продажу основних фондів та амортизації. Все це збільшує або зменшує готівку. Чітке читання розкладу дозволяє краще сплачувати платежі, покращувати практики збору та запобігати більш повільному виплаті продавців і субпідрядників. Він показує, де і як використовувалися гроші для покриття збитків, принцип погашення заборгованості і може сприяти більш швидкому оплаті рахунків. Запобігає поганій практиці виставлення рахунків, уповільнює дебіторську заборгованість і відображає збереження, обладнання або інші активи. Якщо баланс відкриття та закриття є правильним, цей графік буде правильним. Пам'ятайте, однак, що якщо баланси не є правильними, не витрачайте час на перегляд цього графіка або інших фінансових звітів, тому що вони помиляться!

Оборотний капітал визначається як сума "оборотних активів", включаючи грошові кошти, дебіторську заборгованість, утримання, витрати, що перевищують рахунки, незавершене виробництво, запаси і передплачені витрати за вирахуванням поточних зобов'язань. Ваші поточні зобов'язання включають кредитні лінії, виплати основної суми за дванадцять місяців, зобов'язання, нарахування, нараховані винагороди, нараховані податки, надлишкові витрати, депозити клієнтів та відстрочені доходи. Важливим є співвідношення більше 1: 1.

Ваш банк може вимагати певного коефіцієнта оборотного капіталу, тому перевірте свої кредитні документи. Якщо фактичне співвідношення є занадто високим, ви, ймовірно, витрачаєте гроші і ресурси, роблячи їх занадто бездіяльними. Хороший бізнес-аналітик визначить суму надлишкового оборотного капіталу / грошових коштів, що фінансує прибуток у звіті про прибутки та збитки, порівняно з звичайними операціями. Я бачив багато багатонаціональних компаній з надмірним обіговим капіталом, але після швидкого аналізу звіту про доходи, я бачив щедрі фінансові доходи від знижок на заробітну плату попередніх постачальників, процентний дохід і низькі витрати на відсотки. Це була погана бізнес-операція, замаскована багатством оборотного капіталу компанії.

Звіт про прибутки та збитки

Ваша декларація про доходи повинна бути підтвердженням того, що відбувається з вашою польовою роботою, припускаючи, що ваші відкриття та закриття балансу є правильними. Рахунок прибутків і збитків повинен бути в тій же категорії, що і порівняння витрат на оплату праці з розрахунковими витратами, і повинен бути у форматі, який підкреслює, чи працюють компоненти Вашої компанії, як планувалося. Для того, щоб звіт про прибутки та збитки використовувався як ефективний інструмент управління та "контроль здоров'я", який він повинен був бути, повинні бути такі елементи:

• Він повинен бути рахунком на основі нарахування, а не рахунком готівки. Розрахунок означає, що ви зареєстрували всі ваші дебіторські та боргові зобов'язання, включаючи зобов'язання, у балансі.

• Вона повинна містити не тільки цифри поруч із категорією витрат, але й відсоток доходів поряд з номером.

• Єдиним доходом у вашому верхньому рядку має бути прибуток від роботи. Ви не повинні включати процентні доходи, знижки, знижки за покупками або продажу обладнання.

• Витрати на будівництво повинні бути вказані для визначення витрат на оплату праці та витрат, що додаються до заробітної плати, субпідрядників, матеріалів (не включаючи попередні знижки на оплату праці), оренди обладнання, страхування відповідальності, пов'язаного з доходами, випробувальних витрат або інших прямих витрат на будівництво, як описано оцінювання та відстеження витрат на оплату праці в звітах. Деякі або всі вони є вашими "прямими витратами праці". Робота, матеріали, субпідрядники, оренда обладнання, дозвільні документи, пряме страхування тощо. Вони принаймні включаються до звітів про витрати на оплату праці, незалежно від програмного забезпечення та в оцінках.

• Непрямі витрати на будівництво, такі як мобілізація, вантажівки, пейджери, мобільні телефони, суперсамери, причепи тощо, можуть бути такими, що називаються «загальними умовами». Вкажіть, що ви розумієте під "загальними термінами", і класифікуйте ці витрати окремо в рахунку прибутків і збитків. Це дозволить вам перевірити, чи генерують чи втрачають загальні умови, які ви використовуєте у ваших оцінках. Загальні умови повинні бути центром прибутку.

• Класифікувати вартість попередньої оцінки оцінок та витрат на торги / продажу окремо у звіті про прибутки та збитки. Розділіть кількість пропозицій або розрахунків на цю суму і подивіться, скільки коштує вам ставка. Додайте це до співвідношення ціни до пропозиції, і ви можете виявити, що ви не просто витрачаєте гроші на пропозиції, які ви ніколи не отримаєте, а й скільки витрачаєте.

• Підтримувати службовий і допоміжний персонал у категорії адміністративних витрат. Переконайтеся, що страхування компенсацій для працівників, страхування транспортних засобів та обладнання, амортизація, податки на заробітну плату, пільги, безпеку та навчання відповідним чином адаптовані до непрямих або загальних умов.

• Показувати знижки на купівлю та процентні доходи як "інші доходи" після розрахунку прибутку або збитку від будівельної діяльності. Це фінансові доходи, отримані від власності, власного капіталу та оборотного капіталу, а не від операційної діяльності.

• Порівняйте відсоток валового прибутку від виконаних робіт і незавершеної роботи з рахунком прибутків і збитків. Це має бути зроблено перед відніманням загальних умов при порівнянні відсотка валового прибутку. Майте на увазі додатковий прибуток, який ви можете заробити у валовому прибутку від норми праці, яку ви використовуєте, щоб оцінити ставку заробітної плати, зарезервованої на аркушах витрат праці або класифікованих у звіті про прибутки та збитки. Якщо ви використовуєте своє власне обладнання під час будівництва замість того, щоб здавати його в оренду, аналізуйте ці витрати окремо, щоб дізнатися, чи ви заробляєте або втрачаєте гроші в цій сфері. Якщо ви заробляєте гроші, це здорово, але це, ймовірно, спотворить валовий прибуток будівництва, якщо ваша оцінка використала справедливу ринкову ставку.

Регулярно зустрічатися з зовнішніми бухгалтерами, якщо вони володіють знаннями про будівельного або будівельного бізнес-консультанта та / або контролера щомісяця для перегляду балансу, звіту про прибутки та збитки, оборотного капіталу, джерела та використання рахунку коштів та завершеної роботи / розрахункових витрат для завершення розкладу. Встановлює контроль у вашій компанії. Він також допомагає створити "здоровий глузд" прибутку, допомагає уникнути "божевілля" повторювати ті ж самі помилки знову і знову і запобігає втраті прибутку або самої будівельної компанії.