Project Management 2.0 – найкращі переваги нового підходу до управління проектами

НОВІ МОЖЛИВОСТІ ПІДПРИЄМСТВА ПІДПРИЄМСТВОМ 2.0

Явище соціальної мережі вже перетворило споживчу мережу на т.зв. "Web 2.0". Тепер Web 2.0 впливає на бізнес-процеси в тисячах організацій, пропонуючи дивовижні можливості спілкування та співпраці, відомі як "Enterprise 2.0". "Всі ці речі, які вважаються споживчими послугами, надходять на підприємство", – каже колишній лідер корпорації Oracle. Рей Лейн, нині генеральний партнер компанії Kleiner Perkins Caufield & Byers. Найбільші корпорації по всьому світу, такі як IBM, Procter & Gamble і Walt Disney, прийняли технології Enterprise 2.0. Ми є свідками трансформації традиційних способів ведення бізнесу, і це перетворення викликано додатками нового покоління.

Термін Enterprise 2.0 був придуманий Ендрю МакАфі, ад'юнкт-професором Гарвардської бізнес-школи навесні 2006 року. Професор McAfee ввів термін для опису використання нових соціальних програмних платформ у компаніях або між компаніями та їх партнерами (партнерами або клієнтами).

Завдяки прийняттю вікі, блогів, інструментів планування співпраці, соціальним мережам та іншим «зброї масового співробітництва», як Дон Трапскотт називає їх у своїй книзі Wikinomics, моделі співпраці змінюються в сучасних організаціях. Програмне забезпечення Enterprise 2.0 і бізнес-практики надають менеджерам доступ до потрібної інформації в потрібний час через систему підключених додатків і служб. Приклади тисяч малих підприємств, а також таких гігантів, як Microsoft, Toyota і багато інших, показують, що веб-додатки Enterprise 2.0 дозволяють компаніям отримати величезні конкурентні переваги у вигляді примусових інновацій, продуктивності та ефективності через доступ до колективної інтелекту багатьох професіоналів.

Ефективне збирання та обмін інформацією, полегшення соціальних зв'язків на підприємствах та покращення взаємодії з клієнтами не є єдиними перевагами, які надає програмне забезпечення Enterprise 2.0 для малих підприємств та великих корпорацій. Давайте подивимося, як ці інструменти допоможуть вам керувати своїми проектами.

Новий підхід до управління проектами

Рух Enterprise 2.0 має природний вплив на управління проектами в організаціях. Блоги, вікі та інші інструменти другого покоління пропонують кращі можливості спілкування та співпраці. Таким чином, вони надають великий потенціал для вдосконалення існуючих практик управління проектами.

Традиційно менеджер проекту є основною ланкою у всіх комунікаціях, пов'язаних з проектом. Це безпосередньо впливає на ефективність команди, а також на власну продуктивність менеджера. Сьогодні багато компаній досі використовують електронні таблиці Microsoft Excel або традиційні програми управління проектами, такі як Microsoft Project, для відстеження своїх проектів. Електронна розсилка текстових документів і електронних таблиць все ще дуже популярна, незважаючи на багато недоліків.

Електронна пошта є закритим засобом комунікації, і багато компаній підтверджують, що вони мають погану роботу з отримання та обміну знаннями. Наприклад, якщо ви надсилаєте документ електронною поштою двом особам, у вас є три копії цього документа для керування, злиття та диференціювання. Важко працювати над цим документом одночасно. Це не єдина проблема. Знання приховано в електронних листах, оскільки воно доступне лише відправнику та одержувачам, тому всі інші члени команди не можуть використовувати його. Наприклад, якщо працівник надсилає електронну пошту оновлення статусу до свого менеджера, зміни стануть видимими лише для інших користувачів після того, як менеджер вручну оновлює розклад. Це викликає зайву роботу і затримує обмін інформацією. Проект практично не видно і контролюється, якщо вся інформація похована в тисячах листів, знайдених у поштових скриньках співробітників. Список дефектів можна продовжити.

Традиційні інструменти управління проектами також не зосереджені на співпраці. Вони були розроблені переважно для підходу «зверху вниз» і не призначені для відкритої співпраці. Ці інструменти зосереджені на керівнику проекту і роблять його основним елементом комунікації проекту. По-перше, він повинен витягувати факти з працівників через зустрічі та електронні листи, а потім розміщувати їх у файл і передавати план проекту вищому керівництву і клієнтам. Потім процес повторюється кожного разу, коли щось змінюється. Керівник проекту також повинен відігравати роль будильника, нагадуючи працівникам про терміни виконання та прострочені завдання. Весь процес виявляється трудомістким і вимогливим, що створює величезний тиск на керівника проекту. Час рутинної роботи іноді не залишає часу менеджера для лідерства.

Технології Enterprise 2.0 каталізують інновації в управлінні проектами. Ці нововведення можна назвати Project Management 2.0. Цей термін підкреслює новий підхід до управління проектами, який характеризується різкими змінами до співпраці як серцевого управління проектами. Інструменти наступного покоління мають справу з рутинною частиною роботи менеджера проекту: вони нагадують членам команди про строки, поєднують оновлення статусу в один план і повідомляють про зміни. Нові інструменти також дозволяють користувачам співпрацювати та легко обмінюватися інформацією. Роль менеджера проекту змінюється; вона стає провидцем проекту, а не менеджером. Інструменти нового покоління надають йому більше простору, щоб бути лідером проекту.

Що робить нові технології настільки ефективними? Нижче я перерахую п'ять ключових переваг.

Сприяння співробітництву

Однією з головних обмежень, пов'язаних з традиційним програмним забезпеченням для управління проектами, була його складність. Традиційні інструменти мають сотні функцій, які потребують багато місяців. Прийняття традиційного програмного забезпечення для управління проектами часто передбачає витрачання значної частини часу працівників та грошей компанії на навчання. Навпаки, інструменти управління проектами другого покоління легкі та зручні у використанні. Вони забезпечують можливість безпосередньої співпраці без будь-яких затримок в інтенсивному навчанні та початковій конфігурації.

Нові інструменти управління проектами можуть бути легко використані навіть некваліфікованими користувачами комп'ютерів, завдяки чому можна залучити більше людей до співпраці над проектом. Блоги – це добре відомий приклад. Дуже легко поділитися ідеями в блозі та отримати коментарі в коментарях. Простота вводить диск. Коли люди люблять програмне забезпечення, вони використовують його частіше.

Нові програмні засоби забезпечують набагато кращий досвід роботи з користувачами, що допомагає вирішити одну з найбільших проблем традиційних програмних пакетів. Однією з основних проблем традиційних інструментів було небажання користувачів регулярно оновлювати дані. Плани часто застаріли і з цієї причини стали марними. Нові інструменти набагато зручніше використовувати. Наприклад, вони дозволяють створювати завдання в системі, надсилаючи електронні листи від пристроїв Blackberry. Цей рівень простоти і зручності залучає користувачів і тим самим допомагає оновлювати інформацію. Це ключовий елемент успішного впровадження програмного забезпечення для управління проектами. Сила нових інструментів виявляється, коли вони перетворюють прості дії окремих користувачів у великий продукт колективної роботи. З точки зору Enterprise 2.0 це називається колективним розумом і виникають структурами.

Колективний інтелект – це здатність людських суспільств розвиватися у вищий ступінь складності та гармонії через різноманітність, інтеграцію, конкуренцію та співпрацю. Іншими словами, це форма інтелекту, що виникає в результаті співпраці і суперництва багатьох людей. Ця концепція тісно пов'язана з терміном "нові структури".

Виникнення – це спосіб, в якому складні системи і структури виникають у багатьох відносно простих взаємодіях. Простіше кажучи, це форма колективної поведінки, коли частини системи працюють разом, а не самі. Тому нові структури є структурами, які з'являються в результаті багатьох, відносно простих взаємодій багатьох людей. Взаємодії є неконтрольованими, але навмисними.

Разом ці два потужні принципи роблять інструменти управління проектами 2.0 потужними інструментами для підвищення продуктивності команди.

Використовуючи мудрість всієї команди

Інструменти наступного покоління надають членам команди простий спосіб спільного створення спільного сховища завдань і планів. Ці інструменти звільняють силу колективного інтелекту і змінюють спосіб управління проектами.

У своїй книзі "Мудрість натовпів" Джеймс Суровецький стверджує, що "групи надзвичайно розумні і часто розумніші, ніж найрозумніші люди. Групи не повинні переважати виключно розумними людьми, щоб бути розумними ». Він також підкреслює, що "найбільшою силою децентралізації є те, що вона сприяє незалежності та спеціалізації, з одного боку, і в той же час дозволяє людям координувати свою діяльність і вирішувати складні проблеми".

Завдяки новим технологіям, люди отримують більш ефективне робоче середовище, в якому вони можуть збирати та обмінюватися знаннями з різних областей, в яких кожен член проектної команди є експертом. Керівник проекту керує роботою команди і вибирає правильний напрямок на основі інформації, отриманої від окремих працівників. Інструменти навіть допомагають менеджеру поєднати цю інформацію, перетворивши безлад на повідомлення електронної пошти на добре організовану шкалу часу.

У той же час, інструменти нового покоління дозволяють керівникам проекту контролювати зміни та прогрес роботи над проектом. Звітність дуже автоматизована на всіх рівнях, включаючи управлінську команду, яка автоматично отримує вигляд проекту.

Звіти надходять на льоту з реальних даних, тому вони актуальні. Всі ці фактори підвищують продуктивність команди і допомагають компанії прийняти правильні рішення в потрібний час.

Колективний інтелект йде пліч-о-пліч з новими структурами, ще однією практикою, що має величезний вплив на сучасне управління проектами.

Переваги для багатьох конструкцій

Microsoft Project і багато інших традиційних інструментів управління дозволяють мати тільки строгу структуру завдань (від одного до багатьох) поділу завдань (та інших подібних елементів). Це створює кілька негативних наслідків. По-перше, може бути лише один погляд на проект, тоді як у реальному житті може бути необхідно мати багато різних поглядів на один проект. Інженери проекту, бізнес-аналітики, інженери та тестери можуть захотіти розділити проект по-різному. Часто ж людині потрібні різні скибочки – наприклад, за випуском і функцією. Це незручність робить програмне забезпечення менш корисним, тому люди не хочуть перевіряти свої плани і регулярно оновлювати їх. З одного боку, ці фактори призводять до застарілих і марних проектів. З іншого боку, необхідність вибору однієї структури розбиття на роботу значно збільшує вартість помилки керівника проекту.

Весь процес стає дуже складним і вимагає багато часу на роздуми, передбачення та відповідальність керівника проекту.

Інструменти управління проектами 2.0 мають менше обмежень. Вони дозволяють створювати структури без сильного центрального контролю. Ці структури виникають з багатьох малих взаємодій, які спрямовані на вирішення конкретних проблем. Наприклад, інструменти планування співпраці, такі як Wrike, дозволяють створювати структури розбивки роботи з низу. Те, що розробляють працівники як найкраща структура поділу роботи на свої завдання, стає частиною більшого зображення, яке бачить менеджер.

У цих інструментах ієрархії мають багато для багатьох, на відміну від ієрархії "один до багатьох" у Microsoft Project. Це означає, що ви можете вибрати будь-який розумний підгрупу завдань, створити перегляд і поділитися ним з тим, хто потребує цього перегляду. Це не дає спільного доступу до файлу в повному обсязі або нічого. Наприкінці дня більше людей можуть працювати разом. Оскільки нові інструменти дозволяють членам команди вносити зміни до початкової структури одночасно, більше людей можуть організувати та реорганізувати свої погляди, і з'являються нові структури. Отримані структури відповідають учасникам проекту набагато краще, ніж одна жорстка структура розбиття на роботу.

Ця спритність допомагає впроваджувати ітеративні та додаткові практики управління проектами без втрати контролю. Завдання менеджера проекту – це скоріше координація та консалтинг, ніж рутинні оновлення, і вся команда може швидше реагувати на зміни.

Інструменти управління проектами 2.0 дозволяють почати з одного завдання, додати ще двадцять, організувати їх, додати більше завдань, реорганізувати їх і повторити процес щодня багатьма співробітниками або менеджерами. Коли сім співробітників поділяють свої щоденні списки завдань з керівником групи, керівник групи отримує більш широку картину. Коли п'ять командних лідерів діляться командними планами з керівниками проектів, картина стає більшою. Коли він проходить через директорів і віце-президента до генерального директора, вся структура розвивається від того, що було одне завдання до великої екосистеми, яка ідеально вписується в організацію. Все за допомогою дуже простих інструментів і дуже потужних принципів, які залишаються за цими інструментами – колективний інтелект і нові структури.

Зміцнюючись новими структурами та колективним розумом, керівники проектів можуть поєднувати знання на місцях з низовим керівництвом та рольовими іграми. Управління також має значні переваги: ​​з'являються нові структури, що дозволяють повністю побачити, щоб заповнити розрив між стратегічними корпоративними планами та щоденними списками завдань працівників. Отримання більшої картини

Повне розуміння того, що відбувається в організації, має вирішальне значення для пристосування внутрішніх ресурсів бізнесу до вимог мінливого середовища. Наприклад, якщо ви говорите про розробку програмного забезпечення, графік виправлення помилок може вплинути на розклад наступної версії. Наступний графік випуску може в свою чергу вплинути на маркетингову кампанію, яка може вплинути на плани продажів. Плани продажів, звичайно, вплинуть на ваші фінансові плани. Наявність цілого зображення допомагає корпоративним менеджерам краще вибирати розподіл внутрішніх ресурсів, коли існує потреба у належному реагуванні на зміни у бізнес-середовищі. Інструменти управління проектами 2.0, посилені новими структурами та ієрархіями багато-до-багатьох, здатні забезпечити цю велику картину. Нові структури допомагають перетворити окремі стратегічні плани, квартальні плани, плани проектів та щоденні списки членів команди в єдиний загальний план розвитку бізнесу. Багато ієрархій дозволяють корпоративним менеджерам переглядати кожен проект і всю його організацію з різних точок зору. Ці два потужні правила дозволяють менеджерам аналізувати завдання кожного члена команди і відстежувати роботу всієї компанії одночасно.

Коли менеджери проектів можуть легко переглядати кожну деталь розробки проекту, а керівництво компанії може раціонально використовувати свої бізнес-ресурси, проекти приносять цінність швидше.

Підвищення продуктивності

Завдяки новим інструментам, керівники проектів зберігають годинник на рутинних операціях, пов'язаних зі збором інформації з електронної пошти та зустрічей, і оновлюють їх. Звітність спрощена на всіх рівнях, тому що частина її може бути легко досягнута шляхом надання відповідної частини робочої області співпраці. Програмне забезпечення для управління проектами другого покоління дає можливість кожному члену команди побачити зміни в проекті без зайвих зустрічей, електронної пошти та телефонних дзвінків. Співпраця стає набагато швидше і ефективніше. Це призводить до більш швидкої реалізації проекту та швидшого повернення інвестицій.

Легко починати інновації та вдосконалювати свою організацію. Як згадувалося вище, нові інструменти дуже зручні та легко приймаються. Ви просто повинні вибрати правильний.

УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ 2.0 ІНСТРУМЕНТИ: НОВА ОБЛАСТЬ СПІВПРАЦІ

Можливо, найпопулярнішим додатком наступного покоління, яким можуть користуватися компанії, є блоги, вікі та засоби планування співпраці.

Блоги

Внутрішнє та зовнішнє використання блогів може бути корисним для проекту. Головною перевагою внутрішнього блогу є те, що він дає можливість полегшити прямий зв'язок між різними рівнями організації. Блоги дозволяють членам команди, які інакше не знатимуть або запрошуватимуться брати участь у дискусіях, щоб донести свої знання. Тисячі компаній використовують інструменти блогів, такі як Blogger, LiveJournal, Typepad, Movable Type, WordPress або RadioLand. Наприклад, Британська бібліотека та Університетський коледж Лондона співпрацюють над проектом LIFE (Інформація про життєвий цикл для електронної літератури) через блог. Блог – це спосіб, в якому ці дві організації можуть більш ефективно співпрацювати і зберігати всю інформацію про проект в одному місці.

Зовнішнє блоги допомагає стимулювати найсильнішу соціальну цінність компанії, і це добро, у свою чергу, сприятиме значним прибуткам від маркетингу та продажів. Тисячі компаній вже отримують вигоду від інвестицій у зовнішнє блоги проектів. Наприклад, такі компанії, як Microsoft, IBM, Google, Sun Microsystems і SAP, регулярно пишуть дизайнерські блоги. Кількість нетехнологічних організацій, що мають власні блоги, також швидко зростає. Одним з найвідоміших прикладів є блог від Edison Desk від GE Global Research. Це дає технологічним ентузіастам по всьому світу можливість обговорити майбутнє технології з найкращими вченими однієї з найбільших і найрізноманітніших промислових дослідницьких лабораторій у світі.

Wikis

Wiki – це ще одна технологія, яка може бути успішно застосована для управління проектами. Його головна перевага полягає в тому, що вона дозволяє користувачам легко створювати, редагувати та поєднувати веб-сайти. Вікі, як правило, мають дуже мало обмежень, тому вони схильні накопичувати загальні знання, які традиційно трималися подалі від жорсткого корпоративного програмного забезпечення та інтранетів – знань, які зазвичай були поховані в електронних листах. Хорошим прикладом використання вікі буде Dresdner Kleinwort, відділ інвестиційного банкінгу Dresdner Bank AG, який досягнув скорочення трафіку на 75%. Вони також скоротили час зустрічей наполовину. Іншим прикладом є операційна система на основі Linux, що називається Fedora, яка використовує вікі проекту для представлення точки зору кінцевого користувача щодо розробки продукту. Існує багато рішень для вікі, які успішно використовуються багатьма компаніями. Найвідомішою є вікі з відкритим вихідним кодом під назвою MediaWiki, яка використовується Вікіпедією.

Вікі та блоги є хорошими загальними інструментами, які допомагають обмінюватися знаннями набагато ефективніше, ніж електронні листи. Щоб отримати видимість і контроль над операціями, компаніям також необхідно зміцнити своїх менеджерів і співробітників за допомогою рішення для планування співробітництва.

Інструменти планування співробітництва

Нові програми та платформи співпраці поєднують рівень контролю, пов'язаний з традиційним програмним забезпеченням управління проектами, з перевагами додатків Web 2.0 для підвищення продуктивності бізнесу та забезпечення кращої видимості. Найкращі інструменти в цій області інтегровані з електронною поштою та легко приймаються. Демократизувати програмне забезпечення для управління проектами. Чи можете ви навести кілька прикладів

Засоби планування співробітництва перекривають прогалини між списками справ, планами проектів і стратегічними цілями. За допомогою цих інструментів керівник проекту отримує повну видимість всіх проектів, за які він відповідає. Вище керівництво знає, що відбувається в кожному проекті і має всю картину. Програмне забезпечення виконує багато рутинних операцій на своїх плечах – перетворюючи безлад в електронні листи на гарну шкалу часу, нагадуючи людям про прострочені завдання та звіти про будівництво. Ці інструменти допомагають збирати інформацію та ділитися нею з будь-яким членом команди в будь-якому місці. Це прискорює обмін інформацією та прискорює процес прийняття рішень.

Урядові, освітні, комерційні та некомерційні організації у всьому світі використовують інструменти управління проектами 2.0 для покращення управління проектами. Корпорації, такі як McDonalds, Walt Disney, Apple, Toyota і Capgemini, використовують у своїх відділах програми управління проектами другого покоління.

ВИСНОВОК

Використання інноваційних технологій управління проектами матиме глибокий і далекосяжний вплив на те, як сьогодні управляються проекти. Ці технології дозволяють компаніям отримати ключовий компонент успіху в будь-якій компанії – вони допомагають компаніям приймати кращі рішення швидше. Управління проектами 2.0 дає величезне збільшення продуктивності менеджерам проектів та їх командам.

Ландшафт управління проектами зараз змінюється, відкриваючи нові конкурентні переваги для компаній. Хоча деякі компанії борються з проблемами традиційних інструментів управління проектами та електронною поштою, інші стають більш ефективними та інноваційними, використовуючи переваги нових технологій. Я сподіваюся, що ця стаття допоможе вам у прийнятті деяких інструментів і практик управління проектами 2.0.