Облік для початківців

Так ви почали цю нову і дуже цікаву можливість для бізнесу. Як ви відстежуєте його на папері? Чи подобається нам це чи ні, ми повинні враховувати наших друзів (або ворогів, залежно від розуму) роком раніше на службі внутрішніх справ або IRS 15 квітня. Навіть якщо ви вже почали свій бізнес, я маю намір написати це так, ніби це для вас. Для цілей цієї статті я також припускаю, що ви починаєте простий, одноосібний бізнес. Для того, щоб IRS визнала вашу компанію законною, ви повинні розглядати її як бізнес, а не як хобі. Перше, що ви повинні зробити, це відкрити окремий поточний рахунок тільки для вашої компанії і зберегти всі фінанси компанії окремо від ваших особистих фінансів. Це найважливіше правило № 1, яке я слідую релігійно у всіх своїх компаніях. Я НІКОЛИ не беру гроші з каси, щоб купити соду. І якщо я використовую персональні кредити для здійснення покупок у бізнесі, я зберігаю квитанції та зберігаю їх у книгах для моєї компанії як збільшення до інвестиційного рахунку мого власника.

Більшість з вас, ймовірно, не бухгалтерів, і слово "бухгалтерський облік" посилає вас на вулиці. Слово «податки» змушує багатьох з вас тремтіти. Але вони дійсно не повинні, це просто слова, а бухгалтерський облік і податки можуть бути дуже простими. Оскільки ваша компанія зростає і диверсифікується, вам, можливо, потрібно буде зробити трохи більш складні рішення, але поки що ви можете зберігати свої книги в простому електронному вигляді Excel або в одному з багатьох доступних пакетів бухгалтерського програмного забезпечення. Особисто мені подобається QuickBooks Pro, тому що вона дуже зручна і дуже прощає, коли ви робите помилки. Для початківця добре працює. Облік дійсно простий: існують три основні фінансові звіти, які потрібно розуміти для ведення бізнесу. Як тільки ви зрозумієте це, легко подати графік С для податків.

Першою з цих форм є баланс. Це порівняння ваших активів (речей, які роблять вам гроші) на лівій стороні і зобов'язань (речей, які ви зобов'язані) і капіталу (чиста вартість вашої компанії). Активи включають оборотні активи, такі як: готівка в банку, заощадження, запаси, попередньо оплачені витрати (наприклад, страхування), дебіторська заборгованість (дебіторська заборгованість) і основні засоби. Основні засоби є більш дорогими, як правило, матеріальними предметами, які ви купуєте для вашої компанії (наприклад, комп'ютери, столи, обладнання тощо). Як правило, все, що коштує більше 1000 доларів, має бути капіталізовано та знецінене з часом. (Я обговорюю в іншій статті.) Обов'язки: векселі, які ви зобов'язані, всі кредити та кредитні картки для вашої компанії. Капітал – це гроші, які ви особисто вклали у вашу компанію, а прибутки збереглися у вашої компанії. Коли ви складаєте свої активи, сума повинна бути дорівнює сумі зобов'язань і власного капіталу.

Другий і, мабуть, найважливіший фінансовий звіт – це звіт про прибутки та збитки. Це знімок вашої діяльності в будь-який час. Я закликаю вас підготувати себе принаймні раз на місяць, щоб не відставати від того, де ви отримуєте прибуток. Ось простий обліковий запис про прибутки та збитки:

продажів

Вартість реалізованих товарів (які матеріали або продукти продаються або виробляються)
Прямі витрати на продаж (пов'язані тільки з продажем вашого продукту або послуги)
Валовий прибуток (продажі – вартість реалізованої продукції – витрати прямого продажу = валовий прибуток)

витрати:

Канцтовари
телефон
інструменти
оренда
Ремонт і технічне обслуговування
Подорожі (окремі поїздки з усіх інших транспортних витрат)
Все, що потрібно для вашої компанії

Загальні витрати:

Чистий прибуток (валовий прибуток – загальні витрати = чистий дохід)

Третя фінансова форма, яка повинна регулярно готуватися принаймні раз на тиждень, – це звіт про рух грошових коштів. Я бачив багато таких форм протягом багатьох років, і вони можуть бути дуже складними, але ви просто хочете побачити, де ваша грошова позиція. Це так само, як балансування чекової книжки. Початок Готівки + Джерела коштів (наприклад, продаж та збір дебіторської заборгованості) – Використання коштів (оплачені витрати, придбані активи та оплата рахунків) = Кінцеві гроші. Це не важко, але дуже важливо.

Багато нових компаній просто виходять з ладу, тому що вони не слідують своєму бізнесу на папері. Виштовхування грошей у кишені, яке пізніше піде на піцу та пиво, не є гарним рішенням. Кожна дія, яку ви виконуєте, створює дію у ваших книгах. Слідуйте за ними. Будьте організовані. Якщо ви тримаєте ці три фінансові звіти для вашого бізнесу, ви не тільки матимете все під рукою в податковий час, але у вас буде монітор того, як ви це робите. Хоча це нормально втрачати гроші на деякий час, коли ви починаєте новий бізнес, це не нормально для вас, щоб продовжувати втрачати гроші. Ідея власного бізнесу полягає в тому, щоб заробляти гроші, отримуючи багатство і фінансову свободу. За допомогою простих фінансових звітів ви можете контролювати свій бізнес і вносити корективи, коли справи йдуть не так добре. Ви також можете бачити, коли ви заробляєте гроші і знаєте, який капітал є доступним для розвитку вашого бізнесу або інвестування в інші місця.

Я сподіваюся, що моє просте пояснення допомогло вам. Найкращі побажання для подальших успіхів!