Написання ділових листів – Підручник 4: "Ні"
Ви пам'ятаєте час, коли ви брали участь в інтерв'ю і думали, що ви зробили це виключно добре? Коли ви подорожували додому, ви думали про те, наскільки добре ваша кваліфікація і досвід вписуються в те, що компанія шукала; ви думали про те, наскільки вражені ваші друзі, коли ви підете працювати в Престижну компанію; ви уявляли, що ви знаходитесь у гарному новому офісі, де ви працюєте, і додаткові гроші, які ви маєте для своєї сім'ї. Wow, життя було велике!
Через тиждень, коли ви отримали лист від престижного логотипу компанії, ви думали, що це може бути лист з пропозицією, але тоді ви пройшли холодний тремтіння, і ви думали, що це може бути інформація, яку ви втратили. Ви взяли лист до свого дому, налили собі напої і, нарешті, сіли, щоб відкрити лист, який був про ваше майбутнє. Прочитавши це, вона сказала:
Шановний сер,
Дякуємо, що подали заявку на роботу в нашій компанії.
На жаль, вам не вдалося з цього приводу, оскільки кваліфікація та досвід інших кандидатів краще відповідають нашим потребам.
Дякуємо за ваш інтерес до нашої компанії.
З повагою
БАД Письменник, менеджер з людських ресурсів
Ваше серце занурилося в черевну порожнину і ви відчули хвилю шокуючого розчарування. Це була восьма робота, на яку ви претендували … ніхто вас не хотів.
Наприкінці дня погані новини повинні передаватися так само, як і гарні новини. Однак спосіб передачі може створити інший відповідь для одержувача. Є мнемонічний вигляд: KKK, що означає: K – поцілунок; K – удар; K – Поцілунок знову.
Це свідчить про те, що ми повинні спочатку написати щось позитивне (Kiss), потім доставити погані новини (Kick) і Kiss знову з іншою позитивною заявою. Ось приклад роботи "Ні", яка випливає з цієї формули. Перевірте, чи можна ідентифікувати елементи KKK:
Шановний пані Мадам
Дякуємо, що подали заявку на роботу в Престижну компанію.
Ми думали про вашу заявку, і нас вразив великий досвід, який ви маєте, і відмінні академічні досягнення. Зокрема, нас вразила робота з людьми з інвалідністю в Чикаго.
Ми отримали заяви від багатьох висококваліфікованих та досвідчених кандидатів, і нам було важко вибрати тільки одного заявника, щоб заповнити цю посаду. З цього приводу ми обрали іншого кандидата, чий досвід є більш доречним.
Ваш інтерес до нашої компанії цінується, і я бажаю вам успіху в пошуку роботи.
З повагою
Добрий письменник, менеджер з людських ресурсів
Цей тип листа, очевидно, все ще розчаровує одержувачів. Але інформування їх, що вони були цінними кандидатами, що є багато інших однаково добре кваліфікованих кандидатів, і ви знайшли когось більш підходяще, є менш шкідливим підходом.
Останній вирок допомагає створити добру волю для компанії.
Звичайно, є багато різних сценаріїв поганих новин, і я не можу впоратися з будь-яким сценарієм. Якщо ви пам'ятаєте формулу і сидите в кріслі одержувача, наприклад, подумайте про те, як це відбувається, коли ви отримаєте лист, який ви пишете, ви будете робити кращу роботу.
Хитрість полягає в тому, щоб сказати "ні" або передати погані новини з співчуттям до гідності та почуттів одержувача. Якщо ви будете дотримуватися шаблону, ви побачите, що він працює добре.
Copyright 2005, Робін Генрі