Комунікація проекту – інформація зацікавлених сторін

Передача інформації про стан проекту зацікавленим сторонам проекту повинна здійснюватися безперервно протягом усього життєвого циклу проекту, щоб забезпечити, щоб кожен мав актуальну інформацію. План комунікації повинен бути частиною загального плану проекту, а типи обмінів, зазначені в цьому плані, можуть складатися з таких елементів:

– Звіти про стан проекту

– Звіти про бюджет проекту

– Звіти про забезпечення якості

– Звіти про відхилення витрат

– План звітів про відхилення

– Звіти про ресурси / прогноз

– Зміна контрольних документів

– Оцінка ризиків

– Звіти про відкриті проблеми / діяльність

– Щотижневий план зустрічей та звіт про проект

План комунікації також повинен включати такі ключові елементи:

– Одержувачі кожного звіту

– спосіб надання звітів кожному одержувачу (електронна пошта, лист тощо)

– Частота доставки кожного звітів цим одержувачам (щодня, щотижня та ін.)

– Особа, відповідальна за підготовку та розповсюдження кожного звіту

Практична звітність розглядатиметься, перш за все, звіти про стан запланованого проекту без істотних проблем. Періодичні звіти можуть вважатися незапланованими, але необхідними через значну проблему, яка вимагає негайної уваги. Зацікавлені сторони проекту не люблять сюрпризи, і в дуже важливих обставинах цю інформацію слід негайно передати, особливо якщо вони можуть мати негативний вплив на проект.

Можливим обґрунтуванням проміжного звіту буде ідентифікація дефектної частини, що вимагає від постачальника контакту для обміну, і затримка може вплинути на графік проекту. Іншими можливими сценаріями може бути необхідність контакту з Інтернет-провайдером через невдалу комунікаційну лінію до штаб-квартири компанії, що впливає на ефективність проекту або потребу в додатковому фінансуванні через нові вимоги проекту, які нещодавно стали відомими (покриття повзучості).

Спонсори проекту, клієнти та інші зацікавлені сторони, як правило, не вимагають рівномірного рівня деталізації у звітах порівняно з членами проектної групи, але вони все ще повинні знати про прогрес та проблеми. Метод комунікації також може залежати від того, хто є одержувачем і з якими причинами спілкування. Надання певної інформації електронною поштою може бути недоречним, і керівник проекту може визначити, на основі критичності або чутливості, що найкраще було б особисто представити її зацікавленому. Управління комунікаційними вимогами проекту вимагає чіткого розуміння того, що без ефективної комунікації між усіма зацікавленими сторонами вводяться додаткові елементи ризику, які можуть вплинути на успішне завершення проекту в межах призначеного бюджету та графіку.