Доступ до фінансових функцій – чи повинні це мати керівники проекту?

«Ніхто не торкається моїх рахунків!» Часто висловлюється твердження, коли планується впровадження інтегрованих рішень у сфері витрат і обліку в організаціях, які раніше керували окремими системами для них. Фінансові команди невпинно, що ніхто за межами своєї команди не повинен мати змогу запускати будь-які публікації.

Що, на перший погляд, здається значною проблемою для фінансового департаменту, у багатьох випадках наздогнали фактичні процедури.

Це не є проблемою, коли робочі менеджери генерують робочі бюджети або замовлення на купівлю, які не створюють повідомлення в GL. Тим не менш, керівники проектів часто зобов'язані генерувати документи, такі як рахунки-фактури, і відправляти їх своїм клієнтам – і не тільки для їх виготовлення – з фінансового відділу, а потім реєструвати ці рахунки у своєму фінансовому програмному забезпеченні. Деталі, які керівники проектів не мають доступу до фінансового програмного забезпечення, не змінюють того факту, що документи, які вони надсилають, є юридично обов'язковими документами і тому повинні бути зареєстровані на рахунках. Якщо в будь-якому з цих рахунків було допущено помилку, неправильний рахунок-фактура все ще має бути зареєстрований фінансовою командою та виправлений шляхом створення кредитної ноти та переглянутого рахунку-фактури.

У зв'язку з цією реальністю, в їхніх нинішніх системах було б парадоксом вводити інтегровану систему для поліпшення потоку робіт і зменшення дублювання введення даних, а потім обмежити функціональність, до якої мають доступ менеджери, і таким чином скасувати ці переваги. Тому багато компаній вирішили надати своїм менеджерам проектів доступ до таких функцій, як виставляння рахунків AR, вживаючи запобіжні заходи для мінімізації можливих помилок:

Після початкової конфігурації програмного забезпечення відділи обліку можуть конструювати систему таким чином, що рахунки на рахунках перебувають під повним контролем програмного забезпечення і не можуть бути перезаписані менеджерами проекту. Розглядаючи, наприклад, рахунки-фактури, це, як правило, лише прив'язка до одного рахунку GL для дебетових операцій (дебіторська заборгованість або дебіторська заборгованість) і – залежно від держави – один або два для кредитування (дохід від продажу та податок *). Якщо інтегроване програмне забезпечення не дає менеджерам проектів можливість перевизначити будь-який з цих кодів, існує хороший аргумент для того, щоб вони могли вводити рахунки-фактури.

Якщо – крім прикладу фактури AR – користувачі також несуть відповідальність за вирішення, які витрати, пов'язані з придбанням, покриваються цим рахунком-фактурою, мало що можна сказати проти надання їм доступу до цієї частини проводки. У багатьох компаніях, які використовують окремі рахунки та системи обліку витрат, фінансова команда запитає керівників проектів про детальну інформацію про факти, які ще не включені до рахунків-фактур АР (що залишається в WIP або поза нею). Тому, якщо керівники проектів обмежуються перезаписом контрольованих рахунків GL на незавершене виробництво або вартість продажів, дозволяючи їм вирішувати рівень роботи, який має бути переданий, це збільшить робочий процес з ризиком мінімізації помилок при відправці.

Звичайно, завжди будуть індивідуальні випадки користувачів, які вимагають – попередня опіка фінансовою командою, а фінансова команда повинна підтримувати загальний контроль і відповідальність. Завжди будуть людські помилки, але помилки також відбуваються в бухгалтеріях, і помилки можна поліпшити.

Компанії, які надають такий вид доступу до своїх менеджерів проектів, відчули зростання економіки праці. Фінансові менеджери можуть витрачати більше часу на фінансовий менеджмент, ніж на введення даних, а менеджери проектів бачать підвищену відповідальність за роботу і задоволення від роботи.

Підсумовуючи всі наведені вище пункти, відповідь на питання в назві повинна бути такою: Впровадження інтегрованого рішення у сфері витрат і обліку є дуже важливим для користувачів з-поза фінансового відділу для обмеженого доступу до фінансових функцій. в системі, і система була створена під суворим контролем над ними.

* наприклад. Податок з продажу (США) / ПДВ (Великобританія / Ірландія) / GST (Австралія / Нова Зеландія / Канада)