9 порад для кращого написання ділових листів

Дивно, як часто ділові люди не дотримуються основних принципів, коли мова йде про написання ділової кореспонденції. Це може пояснити, чому так багато людей приходять на допомогу в письмовій формі, шукаючи допомоги в написанні ділових листів. Подібно до того, як компанії повинні бути цілеспрямованими та ефективними для росту і успіху, так і є головним інструментом комунікації для більшості компаній – ділового листа.

Нижче наведено ряд порад та прийомів, які я зібрав під час читання та написання сотень ділових листів за останні 25 років.

1. Обмежте їх на одну сторінку

За визначенням, бізнес-списки мають бути короткими, приблизно однією сторінкою. Дослідження показали, що перевантажені бізнесмени не люблять читати першу сторінку і фактично затримують читання довших листів. Так що якщо ви не хочете, щоб ваш лист збирав пил у кошику, тримайте його якомога коротшим.

2. Будьте зручними для читачів

Завжди намагайтеся зосередитися на потребах читача і спробувати побачити речі з їхньої точки зору. Поставте себе на свою позицію і уявіть, як це було б, якби ви отримали свій лист. Будь-хто може це зробити, тому що ми всі «клієнти» інших компаній у тій чи іншій частині нашого життя.

3. Зберігати формальну та фактичну формулювання

Загалом, тон і зміст ділових листів повинні бути формальними і фактичними. Почуття і емоції не мають місця в ділових листах. Тому уникайте таких фраз, як "відчувати", а замість цього використовувати "повірте" або "думати". Доброзичливий підхід. Просто тримайте його фактично, але уникайте занадто формальних термінів, таких як "heretofor", "for", "here" і т.д.

4. Ретельно сплануйте свій лист

Напишіть кілька хвилин до написання листа, щоб перерахувати всі пункти, які потрібно включити. Іноді це може означати навіть телефонний дзвінок одержувачу або його компанії, щоб підтвердити певний момент. Пам'ятайте, що мета листа полягає в тому, щоб прив'язати всі деталі до даної теми, щоб більше листів не треба було писати туди-сюди.

5. Зробити його ясним, лаконічним і логічним

Використовуйте ясний і прямий стиль написання, який використовує прості слова і прості фрази. Переконайтеся, що ваш потік слідує за логічним прогресом, спочатку визначивши головну тему, розробивши її, а потім склавши логічні висновки.

6. Точність і своєчасність є ключовими

За своєю природою ділові листи повинні бути точними та актуальними. Вони майже завжди мають фінансові наслідки та пов'язані з ними наслідки для інших компаній та / або людей. Уважно перевірте всі факти в переліку і переконайтеся, що будь-які майбутні дати дають іншим достатньо часу, щоб реально закінчити, що очікується від них.

7. Передача технічних деталей до вкладень

Часто доводиться надавати детальну технічну інформацію до пакету ділових листів. У таких випадках використовуйте головний лист як супровідний лист, в якому перераховуються та коротко пояснюють додані (або додаються) документи.

8. Використовуйте недискримінаційну мову

Переконайтеся, що ви уникаєте мови, специфічної для гендеру, раси або релігії, у всіх списках підприємств, як для компаній, так і для клієнтів. Наприклад, замість «голови» використовують «робочу силу» замість «робочу силу» або «голову». Більшість стильних посібників містять докладні списки образливих термінів і деякі запропоновані заміни.

9. Усунути непотрібні слова і вирази

Існують певні слова і вирази, які часто зустрічаються в діловому листуванні, що робить мову більш складним і незручним, ніж необхідно. Наприклад, замість фрази "незважаючи на те, що" використовують "хоч"; або замість "в нормальному ході подій" використовуйте "нормально". Існує багато таких непотрібних фраз, тому перегляньте свій лист і усуньте їх.

Якщо ви керуєте бізнесом, в якому списки підприємств є важливими засобами комунікації, було б добре прочитати наведені вище поради та рекомендації. Пам'ятайте, що ділова кореспонденція, яку ви видаєте, є прямим відображенням загальних продуктів та / або послуг, що пропонуються вашою компанією. Погано написані, аматорські та / або дешеві ділові листи, звичайно, призведуть до втрати продажів.

Щоб переглянути деякі повністю відформатовані шаблони ділових листів, див.

http://writinghelp-central.com/sample-letters-business.html

Авторське право © Shaun R. Fawcett. Всі права захищені.